Question-réponse

Comment conserver ses papiers : support papier ou électronique ?

Vérifié le 13/10/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Cela dépend si l'original du document est sous format papier ou sous format électronique.

Document sous format papier
Document sous format numérique

Si l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de le conserver sous forme papier.

Exemple

Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.

En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie.

Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, l'administration peut toujours exiger la présentation du document original.

La durée de conservation varie selon le type de document.

Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.

Si l'original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous format numérique.

Exemple

Relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition.

En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie.

La durée de conservation d'un document électronique est identique à celle d'un document papier.

Elle varie selon le type de document.

Vous pouvez utiliser un simulateur pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.

À savoir

un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à ne pas être détérioré. En pratique, la signature électronique permet d'identifier la personne signataire de l'acte.